Direktni i elektronski sastanci – prednosti i mane

Sastanci su neophodni za komunikaciju u organizaciji. Za svrhu imaju sticanje i širenje
informacija, razvijanje veština i ostavljanje utiska.
Interesantno je to da se u Americi troši više novca na sastanke, nego u bilo kojoj drugoj zemlji na svetu.

Primera radi, sastanak kojem prisustvuje osmoro ljudi košta između 300 i 700 dolara po satu.

Ovo nam govori da Amerikanci provode više vremena na sastancima od zaposlenih u
drugim zemljama.
Međutim, stav o sastancima je negativan. Zaposleni ih smatraju gubljenjem vremena, a studije potvrđuju da je trećina vremena provedenog na sastancima neproduktivna.
Negativan stav može se promeniti kada nadređeni počnu da koriste i sprovode sastanke onako treba, tj. possvećivanjem pažnje ispravnim procedurama i ponašanju.

Uspešni sastanci se organizuju i dugo pripremaju. Pažljivim planiranjem i sleđenjem određenih uputstava možemo se pripremiti i održati uspešan sastanak, direktno ili elektronskim putem.
Direktni ili personalni sastanci i dalje se najviše koriste. Preduslov za dobar sastanak svakako je pronalaženje primerenog kanala komunikacije

Personalni sastanak neophodno je održati kada su:

1.Neverbalna sredstva (glas, govor tela, blizina i dodir) prekopotrebna; kada su pitanja o kojima će se polemisati izuzetno osetljiva;
2.Kada učesnici ne poznaju jedni druge;
3.Kada je uspostavljanje grupnog razumevanja od krucijanog značaja;
4Kada učesnici mogu biti na istom mestu u isto vreme;
5.Kada ni jedan drugi kanal komunikacije ne bi bio dobar.

Kako bi direktni sastanci bili produktivniji dobro je dodati medijske alate poput grafikona, pamfleta i elektronskih prezentacija.

Naravno, direktni sastanci imaju svoje mane. Pored pitanja rasporeda i udaljenosti učesnika, na sastancima mogu da dominiraju glasniji i brži učesnici, ili oni koji imaju viši hijerarhijski status u kompaniji.

Što se tiče elektronskih sastanaka, na raspolaganju je mnogobrojna tehnologija.
Ovde spadaju telefonski sastanci, sastanci putem skajpa, video poziva, pri čemu se mogu koristiti posebni softveri za podršku grupnom radu ili softverske aplikacije za vođenje sastanaka.

Elektronski sastanci imaju mnogobrojne prednosti:
Omogućavaju da se „sastanu“ ljudi sa različitih geografskih područja, da se održe na različitim mestima u isto vreme, na istim mestima u isto vreme, ili pak na različitim mestima u različito vreme. Mogućnosti su brojne.

Međutim, ovi sastanci imaju i izvesna ograničenja:
1.Ne mogu da zamene lični kontakt;
2.Teže se tumači posvećenost drugih članova i njihovih predloga;
3.Neophodno je da svi učesnici poseduju jednake tehnološke sposobnosti kako bi sastanak protekao neometano.